La gestion électronique de documents (GED) est un outil clé pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur efficacité et leur productivité. Il fournit une solution pour organiser, stocker et rechercher rapidement des documents et des informations. La GED est une solution de gestion de contenu informatique (CMS) qui permet aux utilisateurs de gérer facilement et efficacement des informations et des documents numériques. Il permet aux entreprises de mettre en œuvre des processus de travail et de partager facilement des documents entre les membres de l’organisation. Le but de cet article est de décrire les principales caractéristiques d’une gestion électronique de documents. Nous verrons comment une GED peut aider les entreprises à améliorer leur efficacité et leur productivité en fournissant une solution pour organiser, stocker et rechercher rapidement des documents et des informations.

Alimentation

Une GED peut être alimentée par des documents numériques provenant de n’importe quelle source. Il faut citer les scanners, les appareils photographiques numériques, les systèmes d’information géographique (GIS) et les applications comme les formulaires en ligne.

La GED peut également dématérialiser un document. Elle peut importer des fichiers provenant d’autres systèmes. Il s’agit par exemple des systèmes de gestion de la relation client (CRM) et des systèmes de gestion des ressources humaines (RH).

Organisation

La GED peut être utilisée pour organiser les documents numériques en fonction de divers critères. Cela concerne notamment le type de document, le nom de l’auteur, la date de création ou de modification, et le nom du projet. Les documents peuvent être regroupés en dossiers ou en collections, ce qui facilite la recherche et le partage.

Stockage

Une GED peut stocker des documents sur un serveur local ou sur un serveur distant, en fonction des besoins de l’entreprise. Les documents peuvent être stockés dans un format compressé pour économiser de l’espace et accélérer le temps de téléchargement. Les documents peuvent également être chiffrés pour assurer la sécurité des informations.

Recherche

Une GED peut rechercher des documents en fonction de critères spécifiques, tels que le type de document, le nom de l’auteur, la date de création ou de modification, et le nom du projet. Les documents peuvent être recherchés à l’aide de mots-clés ou de phrases clés, ce qui permet aux utilisateurs de trouver rapidement les informations dont ils ont besoin.

Partage

Une GED peut être utilisée pour partager des documents entre les membres de l’organisation. Les documents peuvent être envoyés par e-mail ou téléchargés sur un site web pour un partage plus facile. Les documents peuvent également être partagés avec des partenaires externes, tels que des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux.

Contrôle des accès

Une GED peut être utilisée pour contrôler les accès aux documents. Les utilisateurs peuvent être autorisés à consulter, modifier ou supprimer des documents selon leurs droits d’accès. Les documents peuvent également être classés comme confidentiels pour empêcher les utilisateurs non autorisés d’y accéder.

Personnalisation

Une GED peut être personnalisée en fonction des besoins de l’entreprise. Les utilisateurs peuvent créer des modèles de documents personnalisés pour faciliter le processus de création de documents. Les utilisateurs peuvent également ajouter des balises aux documents pour les catégoriser et les organiser plus facilement.

Conclusion

La gestion électronique de documents (GED) est une solution de gestion de contenu informatique (CMS). Elle permet aux utilisateurs de gérer facilement et efficacement des informations et des documents numériques. La GED peut être utilisée pour organiser, stocker et rechercher rapidement des documents et des informations. Elle peut également être utilisée pour partager des documents entre les membres de l’organisation, contrôler les accès aux documents. Elle peut personnaliser les documents en fonction des besoins de l’entreprise. La GED est un outil clé pour les entreprises qui souhaitent améliorer leur efficacité et leur productivité.